Keberadaan signature pada email akan membuat pesan Anda terlihat memiliki ciri tersendiri dan lebih terkesan profesional. Sayangnya, meski manfaatnya begitu besar, banyak yang belum mengetahui cara membuat signature di email. Beberapa bahkan tidak pernah tahu tentang email signature sehingga tidak menggunakannya pada alamat email mereka.

Hal ini tentu akan sangat disayangkan karena signature pada email dapat memberikan informasi sekaligus berperan sebagai semacam “kartu nama digital”. Belum lagi, tidak dibutuhkan biaya tambahan untuk membuat signature pada email. Anda cukup meluangkan sedikit waktu saja maka sebuah signature yang informatif pun bisa dihadirkan.

Untuk membantu Anda membuat signature di email, simak penjelasannya berikut ini.

Apa itu email signature?

Pada dasarnya email signature merupakan deretan teks yang terpampang pada bagian akhir email. Dalam signature teks umumnya tercantum informasi berupa nama pengirim email, alamat, kontak, berikut dengan informasi terkait dengan institusi atau pekerjaan Anda. Informasi semacam ini tentu akan sangat memudahkan penerima email dalam menghubungi Anda lebih lanjut.

Selain informasi terkait kontak, Anda juga bisa mencantumkan pesan call to action dalam email signature. Cara ini bagus untuk marketing bisnis yang baru dirintis dan bisa melengkapi email marketing Anda. Dengan email signature seperti ini, target customer pun tidak akan merasa kebingungan dengan produk atau jasa yang Anda tawarkan. Ini karena signature sudah memuat informasi yang cukup.

Cara membuat signature di Gmail

Nah sekarang mari kita mulai belajar cara membuat email signature. Untuk poin pertama akan membahas cara membuat signature di Gmail karena pengguna layanan email dari Google ini merupakan yang terbanyak di dunia. Untuk membuat signature di Gmail, Anda bisa menggunakan perangkat PC, iPhone & iPad, bahkan Android.

Pertama-tama, pastikan Anda memiliki sebuah akun Gmail yang aktif dan dapat diakses. Jika belum punya, Anda bisa membuatnya terlebih dahulu. Setelah masuk ke tampilan muka Gmail, Anda bisa masuk ke menu Settings dengan mengklik icon yang bentuknya menyerupai roda (letaknya berada di bagian pojok kanan).

Masuk ke menu Settings, Anda bisa langsung klik tab General. Scroll terus hingga Anda menemukan bagian Signature. Dalam settingan default, biasanya Gmail akan menuliskan [Send from Nama Anda’s device]. Jika Anda menemukan kolom dengan tulisan tersebut, maka itulah tempat untuk membuat signature di Gmail.

Kreasikan signature sesuai dengan keinginan dan kebutuhan Anda. Gmail sendiri menyediakan beberapa opsi pemformatan, mulai dari pilihan font, ukuran font, styling tulisan (cetak tebal, miring, garis bawah), warna font, link dan kutipan, hingga gambar. Manfaatkan pilihan format tersebut untuk mendapatkan signature sesuai dengan keinginan dan kebutuhan. Setelah selesai, jangan lupa menekan “Save Changes” untuk menyimpan.

Full featured mail

Anda bisa langsung mengklik icon Settings yang menyerupai roda. Setelah terbuka, pilih opsi More Settings dan kemudian pilih Writing email. Dalam kotak dialog Writing email Anda akan menemukan kolom Signature, aktifkan terlebih dahulu hingga indikator berwarna biru. Kreasikan signature sesuai dengan keinginan.

Basic mail

Bagi yang menggunakan interface Basic mail juga tetap bisa membuat signature. Caranya adalah dengan memilih menu Settings. Setelah menu Settings terbuka, pilihlah Options kemudian Go. Klik Signature yang ada pada kolom sebelah kiri. Pilih “Show a signature on all outgoing messages”. Ubah default signature sesuai keinginan Anda. Pilih Save untuk menyimpan.

Signature pada email bisa membantu Anda untuk mewujudkan karir yang lebih profesional hingga bisnis yang lebih lancar. Tinggal ikuti step by step yang sudah dipaparkan pada uraian diatas maka Anda sudah bisa membuat signature yang baik. Cara membuat signature di Gmail pada kenyataannya memang mudah, tinggal bagaimana Anda mengkreasikan-nya agar dapat mengakomodasi kebutuhan. Selamat mencoba.